Политика конфиденциальности

Принципы обработки клиентских данных

Действует с 01.01.2019

Настоящий документ описывает принципы обработки клиентских данных в InCorpora OÜ

Настоящие принципы применяются в случае, если Клиент использует, использовал, выразил намерение использовать предлагаемые InCorpora OÜ услуги или иным образом связан с такими услугами. Данные принципы также применяются к отношениям с Клиентом, установленным до момента вступления принципов в силу.

  1. ОПРЕДЕЛЕНИЯ

INCORPORA – ответственный обработчик Клиентских данных, юридическое лицо (InCorpora OÜ).
КЛИЕНТ – любое физическое лицо, использующее, использовавшее, выразившее намерение использовать предлагаемые InCorpora OÜ услуги или иным образом связанное с такими услугами.
КЛИЕНТСКИЕ ДАННЫЕ – любая известная InCorpora OÜ информация о Клиенте или его представителях.
ЛИЧНЫЕ ДАННЫЕ – любая информация, прямо или косвенно связанная с Клиентом – физическим лицом.
ОБРАБОТКА – любые действия, выполняемые с Клиентскими данными (включая сбор, запись, хранение и изменение данных, предоставление доступа к данным, передачу данных третьим лицам и т.п.).

  1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
  • Настоящий документ описывает общие принципы обработки Клиентских данных в InCorpora OÜ. Дополнительные сведения об обработке клиентских данных также могут быть указаны в соглашениях и прочих связанных с оказанием услуги документах.
  • InCorpora OÜ обеспечивает (в рамках применимого законодательства) конфиденциальность Клиентских данных и принимает соответствующие меры технического характера для обеспечения безопасности Клиента. InCorpora OÜ применяет также организационные меры для защиты от неавторизованного доступа, незаконной обработки или разглашения данных, случайной утраты или уничтожения.
  • InCorpora OÜ также может использовать для обработки Клиентских данных других обработчиков. В таких случаях InCorpora OÜ гарантирует, что обработка Клиентских данных производится согласно предоставленным InCorpora OÜ инструкциям в соответствии с применимым законодательством и с соблюдением адекватных мер обеспечения безопасности.
  1. КАТЕГОРИИ КЛИЕНТСКИХ ДАННЫХ

InCorpora OÜ может получать данные от Клиента и из внешних источников, таких, как публичные и частные регистры, или от прочих третьих лиц. InCorpora OÜ собирает и обрабатывает следующие основные категории клиентских данных:

  • идентификационные данные – имя, личный код, дата рождения, данные в отношении удостоверяющих личность документов (паспорта, ID-карты);
  • контактные данные – адрес, номер телефона, адрес электронной почты, язык общения;
  • семейные данные – при необходимости информация о семье Клиента и прочих связанных с Клиентом лицах;
  • профессиональные данные – данные в отношении образования и профессиональной карьеры;
  • данные о взаимоотношениях с юридическими лицами – например, данные, предоставленные Клиентом или полученные из публичных регистров либо через третьих лиц, представляющих такое юридическое лицо;
  • данные в отношении происхождения активов или капитала – например, данные в части деловой активности и источника личных доходов:
  • данные в отношении надежности – данные, которые позволяют InCorpora OÜ выполнять проверки в связи с предотвращением отмывания денег и финансирования терроризма, а также обеспечить исполнение международных санкций, включая проверку цели коммерческих отношений и того, является ли Клиент политически влиятельным лицом;
  • данные, полученные и/или созданные в ходе исполнения предусмотренного законом обязательства – например, в связи с запросами, представленными следственными органами, нотариусами, судами;
  • данные в отношении налогового резидентства Клиента – данные в отношении страны резидентства, налоговый идентификационный номер, гражданство;
  • данные в отношении коммуникации – например, данные, полученные из электронных писем, сообщений и других средств коммуникации (социальные сети); данные, связанные с посещением Клиентом сайта InCorpora или с коммуникацией посредством других каналов (например, клиентский портал);
  • данные, связанные с услугами, – исполнение или неисполнение договоров, приобретенные услуги, запросы, жалобы, оплата и т.п.
  1. ЦЕЛЬ И ОСНОВАНИЕ ОБРАБОТКИ КЛИЕНТСКИХ ДАННЫХ

InCorpora OÜ выполняет обработку Клиентских данных главным образом в следующих целях:

  • управление отношениями с клиентами и обеспечение доступа к предоставляемым InCorpora OÜ услугам; заключение договора с Клиентом и исполнение этого договора (например, бухгалтерского договора, договора оказания услуг и т.п.); поддержание данных в актуальном состоянии посредством проверок и пополнение данных с использованием внешних и внутренних источников. Действия InCorpora OÜ основаны на исполнении договора или предваряющих его заключение мер по запросу Клиента или в результате юридического обязательства;
  • выполнение оценки риска с целью определения того, насколько Клиент соответствует критериям оценки риска InCorpora OÜ;
  • исполнение юридических обязательств и установление личности. С целью исполнения требования применимого законодательства и международных соглашений, например, соблюдение принципа «знай своего клиента», с целью выявления случаев отмывания денег и финансирования терроризма и сообщения о таких случаях, а также с тем, чтобы знать, что Клиент является политически влиятельным лицом или находится под финансовыми санкциями;
  • предотвращение злоупотребления услугами и обеспечение адекватного оказания услуг;
  • доказывание, реализация прав и защита в рамках судебных исков;
  • отправка информации в отношении услуг и продуктов (новостная рассылка для клиентов) для составления внутренней статистики компании.
  1. ПОЛУЧАТЕЛИ КЛИЕНТСКИХ ДАННЫХ

Клиентские данные могут передаваться другим получателям, таким как:

  • органам власти (правоохранительным органам, налоговым органам, таможне, нотариусам, службам финансового контроля и т.п.);
  • финансовым учреждениям, кредитным учреждениям, посредникам при оказании финансовых услуг, поставщикам профессиональных услуг, у которых InCorpora OÜ приобретает услуги;
  • аудиторам, юридическим и финансовым консультантам или любым другим обработчикам, авторизованным InCorpora OÜ;
  • третьим лицам, выступающим в роли держателей регистров (коммерческие регистры, регистры ценных бумаг, регистры населения или иные регистры, хранящие Клиентские данные либо выступающие посредниками в их получении);
  • другим лицам, связанным с оказанием услуг InCorpora OÜ, например, почтовые услуги и т.п.
  1. ГЕОГРАФИЧЕСКИЙ РЕГИОН ОБРАБОТКИ ДАННЫХ
  • Клиентские данные обрабатываются в пределах Европейского союза / Европейской экономической зоны, но в ряде случаев передаются для обработки за пределы Европейского союза / Европейской экономической зоны.
  • Передача и обработка Клиентских данных за пределами Европейского союза может иметь место при условии наличия правового основания, такого, как требования законодательства, выполнение проверок или согласие Клиента и подтверждение того, что применяются соответствующие меры безопасности. По запросу Клиент может получить от InCorpora OÜ подробности в отношении передачи Клиентских данных в страны за пределами Европейского союза / Европейской экономической зоны.
  1. ХРАНЕНИЕ ДАННЫХ

Клиентские данные не обрабатывают дольше, чем необходимо. Продолжительность периода хранения определяется применимым законодательством (например, законами в отношении бухгалтерского учета, аудита, отмывания денег или обращения взыскания, прочие законы частного права) или различными соглашениями.

  1. ПРАВА КЛИЕНТА В КАЧЕСТВЕ ФИЗИЧЕСКОГО ЛИЦА
  • Требовать исправления своих Личных данных, если они являются неправильными или неполными.
  • Опротестовывать обработку своих Личных данных, например, в форме новостной рассылки, предложений, участия в опросах.
  • Требовать удаления своих Личных данных. Такое право не действует, если Личные данные обрабатываются на прочих правовых основаниях, например, в результате правового обязательства или соглашения.
  • Представлять жалобы в отношении использования Личных данных соответствующей инспекции, если Клиент считает, что обработка его/ее Личных данных нарушает его/ее права.
  1. КОНТАКТНЫЕ ДАННЫЕ

InCorpora OÜ, регистрационный код 14625353; номер НДС: EE102124169; адрес: Metro Plaza, Площадь Виру, 2, Таллинн, 10111, Эстония; телефон: +372 7900 100; электронная почта: info@incorpora.eu

InCorpora OÜ имеет право в одностороннем порядке в любое время изменять настоящие принципы (согласно применимому законодательству), уведомляя Клиента о любых изменениях по электронной почте, на сайте, на клиентском портале или иным способом не позднее, чем за один месяц до вступления таких изменений в силу.